İLÇE YAZI İŞLERİ MÜDÜRLÜĞÜ

İlçe Yazı İşleri Müdürünün Görevleri:

        1) Kaymakamlık birim ve bürolarında yürütülen iş ve işlemlerin personel arasında görev bölümü yapmak suretiyle gerektiği gibi yerine getirilmesini temin ve takip etmek.

          2) Kaymakamlıkça yayımlanan “İmza Yetkileri Yönergesinde” tanımlanan yetki çerçevesinde, (Kaymakam tarafından görülmesi gerekenler hariç) bilgi, belge, dilekçe ve evrakların ilgili kurumlara Kaymakam adına havalesini yapmak,

            3) İlçe İdare Kurulu toplantılarına katılıp alınan kararlara iştirak etmek,

            4) Kaymakam tarafından verilen araştırma, disiplin soruşturması ve 4483 sayılı yasa gereği “ön inceleme” görevlerini yürütmek,

            5) Kaymakamlığa ait bütün giderlerin “gerçekleştirme görevi” ile ilgili işleri yürütmek,

          6) Kaymakamlığa bağlı tüm birimlerin yaptığı yazışmaların resmi yazışma kurallarına uygunluğunu ve yazının içeriğini tetkik ettikten sonra parafe etmek,

          7) Resmi bayram ve törenlerde, anma ve kutlamalarda, dini bayramlarda ilgili personel tarafından yapılacak tertip ve düzenlemeleri takip etmek,

            8) Özel Kaleme ait çok gizli yazışmalarla ilgili işlemlerin yürütülmesini sağlamak,

          9) Görev bölümünde kendisine verilen görevleri yürütürken personelin hastalanması, geçici görev, izne ayrılma vb. durumlarda, ilgili personelin görevlerinin başka bir personel tarafından yürütülmesini temin etmek,

            10) Personelin performansını artırmak için gerekli olan fiziki ve teknolojik imkânları sağlamak,           

11) Personelin performansını yakından izlemek, ödül, tecziye ve disiplin işlemlerini yürütmek,

            12) İş ve İşlemler konusunda, birimlerin diğer kamu kurum ve kuruluşları ile koordineli ve uyum içerisinde çalışmalarını sağlamak,

            13) Kaymakamlık birim personelinin işleri aksatmayacak şekilde izinlerini bir program dâhilinde kullanmalarını sağlamak. 

            14) E-İçişleri sistemi üzerinden Kaymakamlık personeline ait izin iş ve işlemleri yürütmek,

            15) Personelin mesaiye giriş ve çıkışlarını mesai takip çizelgesiyle takip etmek.

            16) E-Başvuru Yetkilisi olarak, E-Başvuru Sistemindeki başvuruları takip etme, sorumlu kişiye atama, sorumlu kullanıcı tarafından yapılan işlemleri onaylama veya reddetme işlemlerini yürütmek,

            17) İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü, diğer birimler ve bürolarda yürütülen bütün işlerin zamanında ve doğu olarak yürütülmesinden Kaymakama karşı doğrudan sorumlu olmasının yanında, Mevzuat ve Kaymakam tarafından verilen diğer görevleri yürütmek.

     A) İŞLEMLER ŞEFLİĞİ:

            1) Kaymakamın özel haberleşme ve gizlilik taşıyan yazışmaları ile görev ve izin işlerini yürütmek,

2) Kaymakam tarafından; başarı belgesi, üstün başarı belgesi ve ödül verilmesi ile ilgili işleri yürütmek,

3) Kaymakam için gerekli bilgi notları, kurumsal sunumlar ve toplantı dokümanlarının hazırlanmasını ve muhafazasını sağlamak,

4) Kaymakamlığa gönderilen dilekçelerin alınması, gereğinin yapılması için ilgili birime veya kişiye yazılması ve sonuçlandırılmasına müteakip dilekçe sahibine yazılı bilgi verilmesi iş ve işlemlerini yürütmek,

5) Kaymakamın ziyaret, davet, randevu ve programlarının yazışmalarını yapmak, takibi ve koordinasyonunu sağlamak,

6) Kaymakamın koruma hizmetleri ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

7) Makamın güvenlik güçleriyle ilgili işlemlerini yürütmek, Kaymakamın direktifine göre bu konudaki haberleşme ve yazışmaları yapmak,

  8) 1593 sayılı Umumi Hıfzıssıhha Kanunu”nun ilgili maddeleri gereğince; "İlçe Umumi Hıfzıssıhha Meclisi" olağanüstü durumlar hariç ayda bir kez olağan olarak toplanması ve toplantıda alınan kararlardan bir suretini Kaymakamlıkta bir dosyada muhafaza edilmesi işlemlerini yürütmek,

  9) 08.03.1984 tarih ve 18335 sayılı R.G.’de yayımlanan 21.02.1984 tarih ve 84/7778 karar sayılı “Olağanüstü Hal Kurulu ve Bürolarının Kuruluş ve Görevleri ile Yükümlülüklerinin Karşılığının Tespit ve Ödenmesi Hakkında Yönetmelik” hükümleri uyarınca; İl'de olağanüstü halin ilan edilmesi durumunda, İlçede Kaymakam başkanlığında "Olağanüstü Hal Bürosu" nun kurulması, İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünce yürütülmesi gereken sekretarya hizmetlerine ait işlemlerini yürütmek,

10) 16/04/2012 tarihinde Bakanlar Kurulu Kararıyla alınan ve 05/05/2012 tarihinde resmi gazetede yayımlanarak yürürlüğe giren  “Ulusal ve Resmi Bayramlar ile mahalli Kurtuluş Günleri, Atatürk Günleri ve Tarihi Günlerde Yapılacak Tören ve Kutlamalar Yönetmeliği”  hükmü uyarınca; Ulusal ve resmi bayramlar ile mahalli kurtuluş günleri, Atatürk günleri ve tarihi günlerde yapılacak tören ve kutlamalarla ilgili İlçe kutlama ve anma komitelerinin toplantılarını organize etmek, icra edilmesi için yetkili ve görevli kurum ve kuruluşlar ile gerekli işbirliği ve koordinasyon işlemlerini yürütmek,

11) 26/06/2006 tarihli ve 2006/11187 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Devlet Cenaze Törenleri Yönetmeliğine göre düzenlenecek ulusal, resmi ve kurumsal cenaze törenleri ile ilgili işlemleri yapmak,

12) Özel kalemle ilgili her türlü iş ve işlemleri yürütmek,

13) Resmi ziyaretler kapsamında; devlet büyüklerinin yurtiçi ve yurtdışı ziyaretleri ile yabancı devlet erkânının ülkemizi ziyaretlerinde, Dışişleri Bakanlığı Protokol Genel Müdürlüğü veya Cumhurbaşkanlığı, Başbakanlık, Bakanlık veya diğer kurum ve kuruluşlarının il teşkilatı düzeyinde hazırladıkları programlarını ilgili birimlere ulaştırmak ve gerekli koordinasyonu sağlamak,

14) İlçe protokol listesinin güncel olarak tutulmasını ve Kaymakamlık internet sitesinde yayınlanmasını sağlamak,

15) Kamu ve toplum yaşamında uygulanan protokol kuralları olarak: Bayrak ve taşıt protokolü; toplantı, brifing ve tören protokolü; görev devir-teslim ve imza törenleri; kurumsal törenler ve etkinlikler, temel atma, açılış, anma, kutlama, festival, şenlik ve benzerleri; oturma düzenleri ve konuşma sıraları; davet, karşılama, ağırlama, uğurlama ile resepsiyon, kokteyl ve resmî yemekler; protokol yazıları; dini bayramlarda bayramlaşma ve benzeri temsil ile ilgili Kaymakamlığın protokol işlerini düzenlemek ve ilgili kuruluşlarla işbirliği halinde yürütmek,

  16) Aylık İl Takip ve Koordinasyon iş ve işlemlerini yürütmek,

17) Kaymakamlığa ait standart dosya planına göre dosyalama sistemini oluşturmak.

  18) Elektronik evrak dışındaki Genel ve birim evrak arşiv hizmet ve faaliyetlerini düzenlemek ve yürütmek,

  19) 23.02.1985 gün ve 18675 sayılı R.G.’ de yayımlanan “3152 sayılı İçişleri Bakanlığı Teşkilat ve Görevleri Hakkında Kanun” un 22/a. maddesi ile 27.01.1986 tarihli Bakanlık Makamı onaylı "İçişleri Bakanlığı Hizmet-içi Eğitim Yönetmeliği” nin 9/d maddesi ve buna uygun olarak Bakanlıkça verilecek talimatlar doğrultusunda; Kaymakamlık ve bağlı birim personellerine her yıl iki dönem halinde I. ve II. Altı aylık olmak üzere hizmet içi eğitim düzenlenmesi, Her yıl Aralık ayında takip eden yıla ait I. ve II. altı aylık programı hazırlayıp Valilik Makamına onay için gönderilecek ve geldikten sonra zamanı gelince de eğitim icra edilmesini sağlamak.

  20) 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu’nun 31/Ç ve 32/f maddelerine istinaden; Kaymakamın İlçede bulunan kamu kurum ve kuruluşlarını denetlemesi iş ve işlemleri yürütmek.

  21) İlçedeki kamu personelinin günlük çalışma saatlerinin tespiti ile ilgili konularda gerekli işlemleri yapmak,

  22) Özel kanunlarına göre yapılan; milletvekili, mahalli idareler seçimleri ve Anayasa değişikliklerinin halkoyuna sunulmasında, Kaymakamlığı ilgilendiren iş ve işlemler ile yazışmaları yapmak,

  23) 5176 sayılı “Kamu Görevlileri Etik Kurulu Kurulması ve Bazı Kanunlarda Değişiklik Yapılması Hakkında Kanun” ile bu Kanunun 3. ve 7. maddelerine dayanılarak hazırlanan ve 13/04/2005 tarihli ve 25785 sayılı Resmi Gazete'de yayımlanarak yürürlüğe giren “Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik” uyarınca; göreve başlayan personel bir ay içinde etik sözleşmesi imzalaması ve bu sözleşmenin özlük dosyasında saklanması, İlçede üç kişilik bir etik komisyonun kurulması, 25 Mayısın Etik Günü ve 25 Mayıs ile 1 Haziran tarihleri arasının etik haftası olarak kutlanması iş ve işlemleri yürütmek.

  24) Tanıtıcı bayrakların kullanma iznine ve tescil işlemlerine ait iş ve işlemleri yapmak,

  25) Hükümet konağında 22/9/1983 tarihli ve 2893 sayılı Türk Bayrağı Kanunu hükümlerinin uygulamasını sağlamak,

  26) (08/06/2001 tarihli ve 24426 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan “Eskimiş, Solmuş, Yırtılmış ve Kullanılamayacak Duruma Gelmiş Bayrakların Yok Edilmesi Usul ve Esaslarını Gösterir Yönetmelik” in 18/8/2010 tarih ve 27676 sayılı R.G.’de yayımlanan Yönetmelikle değişik 5 ve 6. maddeleri uyarınca; Eskimiş, Solmuş, Yırtılmış ve Kullanılmayacak Duruma Gelmiş Bayrakların Yok Edilmesi Usul ve Esaslarını Gösterir Yönetmelik hükümleri uyarınca; eskimiş yırtılmış, solmuş ve kullanılmayacak durumda olan bayrakların üç kişilik komisyon tarafından imha edilerek tutanağın bir suretini ilgili kuruma ve bir suretini de Kaymakamlıkta muhafaza etmek,

  27) Kaymakamlık İmza Yetkileri Yönergesi, Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönergesi, Hükümet Konağı Daire Hizmetleri Yönergesi, Kamu Hizmetlerinin ve Verimliliği ve Etkinliği Yönergesi, Kaymakamlık Birimleri Personel Görev Bölümü Yönergelerini hazırlamak ve ilgili kurum, kuruluş ve personellere dağıtım ve tebliğini sağlamak,

  28) Emniyet ve Asayiş İşlerinde İl ve İlçedeki Jandarma ve Emniyet Ödevlerinin Yapılması ve Yetkilerinin Kullanılması Suretini ve Aralarındaki Münasebeti Gösterir Yönetmelik'in 3/f maddesine istinaden emniyet ve jandarmanın görev alanlarının belirlenmesi iş ve işlemlerini yürütmek,

  29) 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu’nun 40. maddesine istinaden; Kaymakam, lüzum gördüğü zamanlarda İlçe İdare Şube Başkanlarıyla diğer memurları ve Belediye ve Ticaret ve Ziraat odaları başkanlarını çeşitli işler ve kanunların tatbikatı üzerinde görüşmek üzere heyet halinde toplar. Toplantılar için yapılan çağrıya gelmemek vazifeden kaçınma sayılır. Toplantıda alınan kararlar Valiye bildirilir. Hükümlerini yerine getirmek.

  30) 5442 Sayılı İl İdaresi Kanunu’nun 33. Maddesine istinaden; Kaymakam, Ceza ve Tevkif evlerinin muhafazasını ve Cumhuriyet savcıları ile birlikte hükümlü ve tutukluların sağlık şartlarını denetim işlemlerini yürütmek.

  31) 21.10.2006 gün ve 26326 sayılı R.G.’ de yayımlanan “Belediye İtfaiye Yönetmeliği” nin 32. maddesi uyarınca; İtfaiye teşkilatı ve personelinin çalışmalarının, Yönetmelik ekinde yer alan Örnek- 5 İtfaiye Hizmetleri Denetleme Formu’na göre Kaymakamlar veya görevlendireceği personel tarafından denetlenmesi işlemlerini yürütmek.

  32) 11.04.2007 gün ve 26490 sayılı R.G.’de yayımlanan “Belediye Zabıta Yönetmeliği” nin 30. maddesi uyarınca; Belediye zabıta teşkilatı personelinin çalışmalarının Kaymakamlar veya görevlendireceği personel tarafından denetlenmesi işlemlerini yürütmek.

  33) 23.07.1983 gün ve 18113 sayılı R.G.’ de yayımlanan “2863 sayılı Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Kanunu” ve 13.03.2012 tarih ve 28232 sayılı R.G.’ de yayınlanan “Korunması Gerekli Taşınmaz Kültür Varlıklarının Ve Sitlerin Tespit Ve Tescili Hakkında Yönetmelik” hükümleri uyarınca; iş ve işlemleri yürütmek.

  34) 27.01.1984 gün ve 18294 sayılı R.G.’de yayımlanan “Define Arama Yönetmeliği” hükümleri uyarınca; define aramak isteyenlerin Kaymakamlığa bir dilekçe ile müracaat ederek "Define Arama Ruhsatı" almaları ve arama esnasında maliyeden ve içişlerinden birer temsilcinin bulunması gerektiği işlemlerini yürütmek.

  35) 15 Şubat 2008 tarih ve 26788 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren 2008/2 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile 13 Ağustos 2008 tarih ve 26966 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe giren Başbakanlık Genelgesi doğrultusunda İçişleri Bakanlığı Strateji Geliştirme Başkanlığının 15/08/2008 gün ve 1819 sayılı yazıları ile tüm kamu kurum ve kuruluşlarında enerji verimliliği konusunda yapılacak çalışmaları ve alınacak tedbirler konusunda gereken dikkat ve hassasiyet gösterilecek ve uygulamalara ilişkin bilgiler her yıl Mart ayı sonuna kadar Elektrik İşleri Etüt İdaresi Genel Müdürlüğüne gönderilmesini sağlamak,

36) 5271 sayılı Ceza Muhakemesi Kanunu” nun 158. maddesi uyarınca; Kaymakamlara yapılan ihbar ve şikâyetlerin ilgili kanuni mercilere tevdii edilmesi gerektiğinden, müracaatların üst yazı ile ilgili kuruma bildirilmesi işlemleri yürütmek,

37) İlçede teşkilatı bulunmayan kuruluşlara ait her türlü iş ve işlemleri yapmak. (Türkiye İstatistik Kurumu (TUİK), Bilim Sanayi ve Teknoloji, Ticaret Müdürlüğü vb.)

38) 08.06.2011 tarih ve 27958 sayılı R.G.’ de yayımlanan “Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev Ve Çalışma Yönetmeliği” uyarınca; standart dosya planına göre dosyaların açılması, dosya sayıları ve konularını içeren bir dosya anahtarı hazırlanması ve bu anahtarın birimin merkezi bir yerine asılması,

39) Ordu Valiliği Özel Kalem Müdürlüğünün 25/11/2011 tarih ve 9022 sayılı yazısına istinaden; Türk Silahlı Kuvvetleri Güçlendirme Vakfı İlçe Tanıtım Kurulunun oluşturulması ile ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

40) Ramazan Bayramı ile Kurban Bayramından önce kurumların ve halkın bayramını kutlama mesajı yayınlamak ve bayramlaşma programını tertip etmek, davetiye vb. işlemlerini yürütmek,

41) 04.05.1990 gün ve 20508 sayılı R.G.’ de yayımlanan “3628 sayılı Mal Bildiriminde Bulunulması, Rüşvet ve Yolsuzluklarla Mücadele Kanunu” nun 2., 15.11.1990 gün ve 20696 sayılı R.G.’de yayımlanan 10.08.1990 tarih ve 90/748 karar sayılı "Mal Bildiriminde Bulunulması Hakkında Yönetmelik” in ilgili maddeleri gereğince; görevde bulunan personelin, sonu (0) ve (5) ile biten yılların en geç Şubat ayı sonuna kadar mal bildiriminde bulunması ve mal ediniminden sonra ise bir ay içerisinde ek beyanda bulunması gerektiği iş ve işlemleri yürütmek,

42) Güvenli Okul ve Güvenli Eğitim Projesi kapsamında, İçişleri Bakanlığı Emniyet Genel Müdürlüğünün 26.09.2007 tarihli ve 904–62/88 sayılı ve 16.09.2011 tarih ve 80 sayılı Genelgeleri uyarınca; Emniyet Müdürlüğünce uygulamaya geçilmesi, “İlçe Yürütme Kurulu”nun oluşturulması, kurulun aylık toplantı yapması ve alınana tedbirlerin uygulanmasını ve sonucundan emniyet ve milli eğitimden bilgi istenmesi işlemlerini yürütmek,

43) 14/4/2011 tarih ve  27905 sayılı R.G.’ de yayımlanan “6222 sayılı “ Sporda Şiddet Ve Düzensizliğin Önlenmesine Dair Kanun” un 4. maddesine göre; "İlçe Spor Güvenlik Kurulu" kurulması ve  28.08.2004 gün ve 25567 sayılı R.G.’ de yayımlanan “Spor Müsabakalarında Şiddet ve Düzensizliğin Önlenmesine Dair Kanunun Uygulanmasına İlişkin Yönetmelik” in 5. maddesi uyarınca; "İlçe Spor ve Güvenlik Kurulu"nun ayda bir defa olağan ve lüzumunda olağanüstü toplanarak gerekli tedbirlerin alınması işlemlerini takip etmek,

44) 31.07.2009 tarih ve 27305 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan 2009/15169 karar sayılı “Kamu Hizmetlerinin Sunumunda Uyulacak Usul ve Esaslara İlişkin Yönetmelik” hükümleri uyarınca; İlçe Yazı İşleri Müdürlüğünde vatandaşa yönelik görülen hizmetlerin standart tablosunun hazırlanarak Kaymakamlık internet sitesinde yayınlanması ve ayrıca tablo yapılarak vatandaşın görebileceği uygun yere asılması işlemlerini yürütmek,

45) “2559 sayılı Polis Vazife ve Salahiyet Kanunu” nun 02.6.2007 tarih ve 5681 sayılı Kanunun 3. maddesi ile değişik 9. maddesine istinaden; “Polis, tehlikenin veya suç işlenmesinin önlenmesi amacıyla usûlüne göre verilmiş sulh ceza hâkiminin kararı veya bu sebeplere bağlı olarak gecikmesinde sakınca bulunan hâllerde mülkî âmirin vereceği yazılı emirle; kişilerin üstlerini, araçlarını, özel kâğıtlarını ve eşyasını arar ve arama sonucunun bir tutanakla Kaymakamlığa bildirir; bu şekilde verilen kararlar ve tutanakların birer suretinin Kaymakamlıkta muhafaza edilmesini sağlamak.

46) Adli kolluk değerlendirme iş ve işlemlerini yürütmek.

47) Kaymakamlığımız personeli için kimlik kartı talebinde bulunmak, ilgili personele teslimini sağlamak ve kimlik kartı ile ilgili her türlü iş ve işlemleri yürütmek,

48) Kaymakamlığa bağlı birim personellerinin bir arada bulunduğu personel şeması tanzim etmek ve değişiklik olduğunda güncelleme işlemlerini yürütmek.

49) Arşiv Yönetmeliğine göre genel arşiv koruma talimatını hazırlamak, arşiv denetim işlerini yürütmek, konularına göre ayıklama ve imha iş ve işlemlerini yürütmek,

50) Kaymakamlığımız personeli için kimlik kartı talebinde bulunmak, ilgili personele teslimini sağlamak ve kimlik kartı ile ilgili her türlü iş ve işlemleri yürütmek,

51) Ordu Valiliği İl Yazı İşleri Müdürlüğünün 08/01/2019 tarih ve 331, 17.04.2019 tarih ve 5853 ile 06.09.2019 tarih ve 12186 sayılı yazılarına istinaden; İlçemizde Komisyon tarafından tespit edilen metruk binalara yönelik yapılan işlemlere ilişkin formların Fatsa Belediye Başkanlığınca Kaymakamlığa gönderilecek ve İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü ise her ayın 20. günü İl Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilecek, 

52) İçişleri Bakanlığı İller İdaresi Genel Müdürlüğünün 05.11.2016 tarih ve 8154 sayılı yazısı ile Ordu Valiliği Özel Kalem Müdürlüğünün 08.11.2016 tarihli ve 13507 sayılı "Vatandaşla Buluşma" kapsamında; yapılan toplantılara ait (eğitim toplantısı, güvenlik toplantısı, muhtar toplantısı, vatandaş toplantısı, hane ziyaretleri) Değerlendirme Raporları ile ziyaretlere ait tutanaklar ilgili kurumlardan alındıktan sonra her ayın son haftası yani en geç ayın 1’inde Valilik Özel Kalem Müdürlüğüne gönderilecek,

53) Sosyal Yardımlaşma Vakfının her yıl Aralık ayında denetimle ilgili yazışmaların yapılması ve Ocak ayında denetimin gerçekleştirilmesi sağlanacak,

54) Ordu Valiliği İl Yazı İşleri Müdürlüğünün 09/08/2019 tarihli ve 11263 sayılı "Park Yasağı Uygulaması ve Araçların Çekilmesi" konulu yazısına istinaden ekte gönderilen tablonun 4'er aylık periyotlar halinde (Ocak-Nisan, Mayıs-Ağustos, Eylül-Aralık dönemlerinin son 27. günü) sorumluluk bölgelerine göre İlçe Emniyet Müdürlüğü ve İlçe Jandarma Komutanlığınca İl Emniyet Müdürlüğü ve İl Jandarma Komutanlığına gönderilecek ayrıca Kaymakamlığımıza bilgi verilmesinin takip edilmesi,

55) Ordu Valiliği İl Yazı İşleri Müdürlüğünün 29/05/2019 tarih ve 8080 sayılı "Kamera Sistemi Kurulması" konulu yazısına istinaden İlçe genelinde uyuşturucu ile mücadele kapsamında riskli ve kamera sistemi bulunan alan sayısına ait bilgiler ekte gönderilen tabloya işlenerek her ayın 25'i mesai bitimine kadar Valilik Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilecek

56) Ordu Valiliği İl Yazı İşleri Müdürlüğünün 05/09/2019 tarihli ve 12118 sayılı ve "Açık Sigara Satışının Önlenmesi" konulu yazısına istinaden bölgesine göre İlçe Emniyet Müdürlüğü ve İlçe Jandarma Komutanlığınca her ayın 7'sine kadar İl Emniyet Müdürlüğü ve İl Jandarma Komutanlığına gönderilecek ayrıca Kaymakamlığımıza bilgi verilmesinin takip edilmesi,

57) Kaymakamlık personelinden olup, İlçede tutulması gereken özlük işlerine ait dosyaların kapalı bir yerde muhafaza edilmesi sağlamak,

58) Ordu Valiliği İl Yazı İşleri Müdürlüğünün 20.07.2018 tarihli ve 13153 sayılı "El Yapımı Patlayıcılar (EYP) İle Mücadele” yazısına istinaden ekte gönderilen EYP Komisyonu Denetim Çizelgesi doldurularak her ayın 8'ine kadar İl Yazı İşleri Müdürlüğüne gönderilecek,

59) Hurda araçların tespitinin Milli Emlak ve Belediye tarafından yapılarak 3 ayda (Mart, Haziran, Eylül, Aralık) bir Çevre Şehircilik İl Müdürlüğüne gönderilmesini takip etmek,

60) Suda boğulma olaylarına yönelik Haziran 18’e kadar toplantı kararı alınacak ve takip eden her ayın sonunda (Haziran, Temmuz, Ağustos, Eylül) Sahil Güvenlik Komutanlığınca hazırlanan denetim raporu Kaymakamlık aracılığı ile Valiliğe gönderilmesi,

61) Düğün, Nişan, eğlence vb. etkinliklerde silahla ateş edilmesine ait kontrol ve denetim çizelgesi Emniyet ve Jandarma tarafından tanzim edilerek her 4 ayda bir (Ocak-Nisan, Mayıs-Ağustos, Eylül-Aralık) Kaymakamlık aracılığıyla Valilik makamına gönderilmesi,

62) Mayıs Yedisi şenlikleri adı altında vatandaşlar tarafından kutlanan 20 Mayıs öncesi güvenlik tedbirlerine yönelik kolluk kuvvetlerine talimat yazısı yazılması,

63) Ulusal ve Resmi Bayramlar ile Mahalli Kurtuluş Günleri, Atatürk Günleri ve Tarihi Günlerde Yapılacak Tören ve Kutlamalar Yönetmeliği Kapsamında;

  -12 Mart İstiklal Marşının kabulü Programı (İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce hazırlanacaktır)

  -18 Mart Şehitler Günü Programını hazırlamak,

  -23 Nisan Ulusal Egemenlik ve Çocuk Bayramı programı (İlçe Milli Eğitim Müdürlüğünce hazırlanacaktır)

  -19 Mayıs Atatürk’ü Anma ve Gençlik Spor Bayramı programı (Gençlik ve Spor İlçe Müdürlüğünce hazırlanacaktır)

  -15 Temmuz Demokrasi ve Milli Birlik Günü programını hazırlamak,

  -30 Ağustos Zafer Bayramı programını hazırlamak,

  -19 Eylül Gaziler Günü programını hazırlamak,

  -19 Ekim Muhtarlar Günü programını hazırlamak,

  -29 Ekim Cumhuriyet Bayramı programını hazırlamak,

  -10 Kasım Atatürk’ün Ölüm Yıl Dönümü Anma Programını hazırlamak,

64) Bağımlılıkla Mücadele kapsamında ilgili kurumlar tarafından yapılan çalışmalarla ilgili rapor hazırlanarak her altı ayda bir (Haziran ve Aralık sonu) Valilik Makamına gönderilmesi,

65) Bakanlık teftişi ile ilgili Kaymakamlığımıza gelen bütün bilgi, belge ve yazıları Teftiş defterine kayıt işlemlerinin yapılmasını temin ve takip etmek,

66) Kaymakamlık personelinin görevlendirme, atama, yer değiştirme, emeklilik, özlük iş ve işlemleri ve boş kadroların Valiliğe bildirilmesi işlemlerini yürütmek,

67) 7.11.1985 gün ve 18921 sayılı R.G.’ de yayımlanan 10.07.1985 gün ve 85/9747 sayılı “Evlendirme Yönetmeliği” nin 53. maddesi uyarınca; Kaymakam evlendirme memurlarını ve evlendirme memurluğu iş ve işlemlerini en az üç yılda bir teftiş etmesi işlemlerini yürütmek.

68) Kaymakamlığın Kanun, Tüzük, Yönetmelik ve Bakanlar Kurulu Kararlarının yayımlanması ile ilgili görevlerin yerine getirilmesini sağlamak,

69) Tayini Kaymakamlığa ait aday memurların hizmet-içi eğitim, asil memurluğa geçirilmesi ve yemin işlerini düzenlemek, disiplin cezası ve ödüllendirme ve izin işlerinin yürütülmesini sağlamak.

70) Kaymakamlıkça yayınlanan Yönergelerde görev, personel vb. durumlarda herhangi bir değişiklik olduğunda ilgili yönergeyi en kısa sürede güncellemek,

71) Kaymakamlığın, adli ve askeri teşkilat dışında kalan bütün devlet dairesi, müessese, işletme ve özel işyerleri üzerindeki gözetim, denetim ve teftiş yetkilerinin kullanılmasına ilişkin iş ve işlemlerin yürütülmesini temin ve takip etmek,

72) Mülkiye Müfettişlerince yapılabilecek teftişe esas olmak üzere, en son yayımlanan teftiş rehberine göre Kaymakamlık İlçe Yazı İşleri Müdürlüğü bünyesinde yürütülen iş ve işlemleri eksiksiz olarak hazır halde bulundurulmasını sağlamak.

73) Emniyet ve asayiş planlarının güncel olarak temin edilmesi ile Emniyet ve Jandarma bölgelerini tanımlayan protokolün Kaymakamlıkta bulundurulması işlemlerini takip etmek.

74) Açık Kapı Biriminin kuruluş, çalışma, tertip düzen yazışma vb. iş ve işlemlerin yürütülmesini temin ve takip etmek,

75) Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak Kaymakamlık arşivinde her yıl yapılması geren arşiv çalışmalarının düzenli olarak yapılmasını sağlamak,

76) Personel bilgileri e-icisleri sisteminden güncelleme işlemlerini yürütmek,

77) Sorumlu kullanıcı olan birim şefi tarafından e-başvuru sisteminde yer alan başvuruların alınması, takibi ve cevaplandırılması işlemlerini yürütmek,

78) Kadına Yönelik Şiddetle Mücadele İl Eylem Planı kapsamında yapılacak iş ve işlemleri yürütmek,

79) Bugüne kadar İlçemizde görev yapmış Kaymakamların isim listesini güncel olarak hazırlamak.

80) Dini bayramlarda, 18 Mart’ta, 15 Temmuz’da ve 19 Eylül Gaziler gününde şehit ve gazi aileleri ziyaret programını takip etmek,

81) 23 Nisan’da 23 Nisan doğumlu ve 19 Mayıs’da 19 Mayıs doğumlu öğrencilerin evlerinde doğum günü kutlama programını takip etmek,

82) Görevi ile ilgili bütün işlerin zamanında ve doğru olarak yürütülmesinden Müdür ve Kaymakama karşı doğrudan sorumlu olmasının yanında, Mevzuat, Şef, Müdür ve Kaymakam tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

83) Hükümet Konağı ve Kaymakam evinin ihtiyaçlarının yanında bakım-onarım, doğal gaz, kalorifer sistemi, asansör hizmetleri, otopark hizmetleri, telefon santral sistemi, çevre düzeni ve temizliği, su, elektrik ve aydınlatma sistemi vb. her türlü hizmetlerin bakım ve onarımları ile düzenli olarak çalıştırılmalarını sağlamak ve bunlara ait ödenek, harcama vb. işlemleri yürütmek, 

  84) Hükümet Konağı ve Kaymakam Lojmanı asansör, kalorifer (doğalgaz), elektrik, jeneratör, kamera ve telefon gibi tesisatların yıllık bakım onarım sözleşmesi iş ve işlemlerini yürütmek,

   85) Kaymakamlıkta bulunan taşıtların bakım, onarım, kiralama, akaryakıt, muayene ve sigorta işlemlerini yapmak,

  86) Kaymakamlık personelinin öğle yemeğine verilen yardım giderlerine ait bütçe tekliflerinin hazırlanması ve ödeneklerinin teminine ait iş ve işlemleri yürütmek,

  87) Kaymakamlığa ait maaş, telefon, kırtasiye, akaryakıt, temizlik, hükümet binası ve Kaymakam evinin bakım onarımı, taşıtların bakım onarımı, demirbaş, temsil ağırlama, yolluk vb. her türlü ödeneği temin etme ve harcama iş ve işlemleri yürütmek

  88) Genel bütçeden gönderilen ödeneklerin giderin gerçekleştirilmesini yapmak ve mutemetlik iş ve işlemlerini yürütmek, Kaymakamlığın mali işlerle ilgili hizmetlerini yürütmek; Kaymakamlık ve birimlerin cari ve yatırım bütçe tekliflerini hazırlamak ve cari ödeneklerinin teminini takip etmek,

89) Kaymakamlığa ait resmi araçların alım-satım, kiralama, görevlendirme, bakım-onarım, akar-yakıt, sigorta, muayene vb. iş ve işlemlerin düzenli olarak yürütülmesini sağlamak,

  90) 18.01.2007 tarih ve 26407 sayılı Resmi Gazetede yayımlanan “Taşınır Mal Yönetmeliği” hükümleri uyarınca; Kaymakamlık birimlerinde ve Lojmanında bulunan taşınırlarla ilgili iş ve işlemleri yürütmek üzere "Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilisi"nin ve "Taşınır Konsolide Görevlisi"nin görevlendirilmesi, giriş kaydı yapılan dayanıklı taşınırlara bir sicil numarası verilmesi, taşınır mallar üzerine kaybolmayacak şekilde numara verilmesi ve her birim veya büroda bulunan taşınırlara ait listelerin hazırlanarak bulunduğu odanın duvarına asılmasının sağlanması ile taşınır kayıt kontrol yetkilisinin görevden ayrılmasında, yılsonlarında ve harcama yetkilisinin gerekli gördüğü durum ve zamanlarda sayımının yapılması işlemlerini yürütmek,

  91)  YİKOP ve genel bütçeden gelen ödenekleri takip etmek, ihtiyaç duyulan ödenekleri talep etmek ve ödenekleri yerli yerinde harcamak.

      92) Kaymakamlıkta çalışan tüm personelin kademe ilerlemesi, derece terfi, kıdem vb. işlemleri yürütmek, 

      93) Personel bilgileri e-icisleri sisteminden güncelleme işlemlerini yürütmek,

      94) Emekli keseneklerini her ayın 18'ine kadar Malmüdürlüğüne teslim etmek

      95) 2946 sayılı Kamu Konutları Kanunu ve 16/7/1984 tarihli ve 84/8345 sayılı Bakanlar Kurulu Kararıyla yürürlüğe giren Kamu Konutları Yönetmeliği hükümlerine göre Kaymakamlığa ait lojmanlarla ilgili işlemleri yürütmek,

      96) Kaymakamlığa bağlı birimlerde çalışan sendikalı personel sayılarının her yıl Haziran ve Aralık aylarının ilk günlerinde Valiliğe bildirme işlemlerini yürütmek,

      97) İl Yatırım İzleme ve Koordinasyon Başkanlığına ait olan ödemelerle ilgili tüm iş ve işlemleri yürütmek.

      98) Stajyer Öğrencilerle İlgili İş ve İşlemleri Yürütmek

      99) İş-Kurun TYP programı kapsamında Kaymakamlığımızda çalışan personelle ilgili iş ve işlemleri yürütmek,

      100) Verilen görevleri her an için teftişe hazır halde bulundurmak

   101) Görevi ile ilgili bütün işlerin zamanında ve doğu olarak yürütülmesinden Kaymakama, İlçe Yazı İşleri Müdürüne ve İşlemler Şefine karşı doğrudan sorumlu olmasının yanında, Mevzuat, Kaymakam, Müdür ve Şef tarafından verilen diğer görevleri yapmak.

1. EVRAK ŞEFLİĞİNİN GÖREVLERİ:   

1) Kaymakamlığa posta veya elektronik ortamda gönderilen; kişilerce veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca elden getirilen her nevi dilekçeyi kabul etmek ve İmza Yetkileri Yönergesi gereğince yetki verilen görevlilerin havalesine ve imzasına hazırlanmasını sağlamak, imzalanmasını takip etmek ve ilgili yerlere intikalini sağlamak ve sonuçlanmasını izlemek,

2) Kaymakamlık adına posta veya elektronik ortamda gelen ve Kaymakamlık birimlerinden çıkan evrakı almak, kaydetmek, görevli merci, kişi veya ilgili birimlere dağıtılmasını, ulaştırılmasını ve postalanması vb. işlemleri yapmak,

3) 8 Haziran 2011 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan "Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği" hükümleri uyarınca; Kaymakamlığa posta veya elektronik ortamda gönderilen; kişilerce veya kurum ve kuruluşların görevli dağıtıcılarınca elden getirilen her nevi evrak ve dilekçeyi kabul etmek ve ilgisine göre havalesini yapıp kaydını yaptıktan sonra ilgili birimlere intikalini sağlamak,

4) 8 Haziran 2011 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan "Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği" hükümleri uyarınca; Kaymakamlığa elden veya posta ile gelen dilekçe, evrak vb. yazıların taratılarak sisteme atılması işlemlerini yürütmek,

5) 8 Haziran 2011 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan "Valilik ve Kaymakamlık Birimleri Teşkilat, Görev ve Çalışma Yönetmeliği" hükümleri uyarınca; Kaymakamlığa gelen ve giden tüm evraklara sistem üzerinden zimmet fişi düzenlenmesi ve makama sunulan dilekçelerin sahibine; konusu, kayıt sayısı alınış tarihini belirtir evrak kayıt kabul fişi düzenlenerek verilmesi işlemlerini yürütmek,

6) Evrak hareketi ile ilgili istatistikî bilgi ve raporları sistem üzerinden sorgulanmasını ve hazırlanmasını yapmak, (haftalık alıp bir dosyada muhafaza etmek)

7) Dilekçeyi elden getiren kişiye; sahibi, konusu, kayıt sayısı ve alınış tarihini belirtir bir evrak kayıt kabul fişi verilmesini iş ve işlemlerin yapılmasını sağlamak, 

8) Günlük olarak asayiş raporlarını ilgili dosyasında muhafaza edilmesini sağlamak,

9) Emniyet ve Asayiş Planları Hazırlama ve Uygulama Yönergesi (JGY:117-1) doğrultusunda, İlçede emniyet ve jandarma tarafından hazırlanan emniyet ve asayiş planlarının birer suretinin Kaymakamlıkta muhafaza edilmesi ve güncellenmesini sağlamak.

       10) Mülkiye Müfettişlerince yapılabilecek teftişe esas olmak üzere, en son yayınlanan teftiş rehberine göre görevli olduğu iş ve işlemleri eksiksiz teftişe hazır halde bulundurulmasını sağlamak,

       11) Mesai takip çizelgesi iş ve işlemlerini yürütmek.

       12) Kurumlardan evrak alacakların isim ve imza örneklerinin alınması iş ve işlemlerini takip etmek.

       13) Arşiv Yönetmeliğine uygun olarak Kaymakamlık arşivinde her yıl yapılması gereken arşiv çalışmalarının düzenli olarak yapılmasını sağlamak,           

       14) Kaymakamlığa bağlı birim personellerinin bir arada bulunduğu personel şeması tanzim etmek ve değişiklik olduğunda güncelleme işlemlerini yürütmek.        

       15) Kamu kurum ve kuruluşlarına yazılan yazıların postalama işlemlerini takip etmek,

      16) Görevi ile ilgili bütün işlerin zamanında ve doğru olarak yürütülmesinden Şef, Müdür ve Kaymakama karşı doğrudan sorumlu olmalarının yanında, Mevzuat, Şef, Müdür ve Kaymakam tarafından verilen diğer görevleri yapmak.